Secretaría Administrativa de la Gobernación incumple ley de archivo documental: Sindeptol

1. A las 2:19 p.m. del día 08 de septiembre de 2020, se recibió el Oficio de la referencia (anexó copia), suscrito por la Secretaria Administrativa (E), por medio del cual contesta nuestra petición radicada el 27 de julio de 2020.
2. El Oficio de agosto 19 de 2020, no solamente carecería de un número, sino que nos fue enviado VEINTE (20) días después de la fecha en la que presuntamente se elaboró y firmó.
3. Se puso en conocimiento, que la mayoría de los oficios expedidos por el despacho de la Secretaria Administrativa (E), que nos ha dirigido durante el año que cursa, carecen de numeración consecutiva de producción.
4. La Ley 594 de 2000, por la cual se dicta la Ley General de Archivos, establece desde hace más de 20 años, cuales son las formalidades que debe cumplir la correspondencia expedida por cualquier entidad pública.
5. Además, el Acuerdo No. 060 del 30 de octubre de 2001, del Archivo General de La Nación, establece los lineamientos sobre la correspondencia de las entidades públicas, para cumplir con los programas de gestión documental en cuanto a la producción de documentos.
6. La normatividad citada, establece los requisitos que deben cumplir las comunicaciones oficiales producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a un despacho público. Entre los cuales, se encuentra el deber ineludible de asignar además de la fecha, un número consecutivo a las comunicaciones producidas; que debe coincidir con el libro radicador de correspondencia despachada.
7. Lo anterior permite controlar la correspondencia despachada y verificar la concordancia entre la numeración consecutiva de un documento público y su real fecha de expedición. Aquí debemos entender que la Transparencia, como principio de la gestión administrativa, no puede terminar siendo un simple acto de fe.
8. Los procesos sancionatorios que el Archivo General de La Nación adelanta contra la Gobernación del Tolima, precisamente por la inobservancia de la normatividad vigente en materia archivística; además vemos como la inmensa mayoría de los funcionarios de la administración departamental, procuran el adecuado cumplimiento de los planes de mejoramiento en este sentido.
9. Para el sindicato, causa profunda extrañeza que la Secretaria Administrativa (E), como superior jerárquico de la Dirección de Gestión Documental y Apoyo Logístico, sea la primera funcionaria en dar mal ejemplo e incumplir con la normatividad vigente en esta materia.  

Por último, en el oficio, José Gabriel Tovar, advierte que pone en conocimiento del mandatario seccional, dada su condición de superior jerárquico de la funcionaria y Directora del Departamento Administrativo técnicamente encargado de fijar las directrices en materia de normatividad aplicable en la Entidad, solicitando que tomen cartas en el asunto y se den a conocer las decisiones al respecto.